Sérgio conseguiu convencer a diretoria de sua empresa a importância de substituir o ERP utilizado até então, pois se tratava de um sistema obsoleto que não atendia mais às necessidades do negócio. Para isso, sabiamente ele demonstrou as inúmeras vantagens dessa tecnologia na administração do negócio. No entanto, ele ainda não teve a palavra final de seu diretor sobre qual opção eles iriam investir: um ERP na Nuvem ou on-premise.
Em sua apresentação, Sérgio ressaltou que por meio de um ERP moderno e eficiente seria possível planejar e controlar os recursos empresariais por meio de um sistema integrado com muito mais exatidão de dados e uma visão mais ampla de todos os processos realizados.
Mas afinal como Sérgio poderá auxiliar seus superiores a escolherem a melhor opção para seu empreendimento? Quais critérios levar em conta para tomar uma decisão? Para sanar suas dúvidas, ele foi em busca de uma empresa especializada no assunto.
Sérgio já possui parceria com uma provedora de serviços de TI sob medida bem colocada no mercado e, portanto, marcou uma reunião para discutir a sua questão. Ele se encontrou com Fernanda, uma das especialistas responsável por esse tipo de atendimento.
"Olá, Fernanda! Sou o Sérgio e procuro uma solução ERP que se adapte às especificidades e prioridades de minha empresa. Para tomar uma decisão preciso entender um pouco mais sobre as opções na Nuvem e on-premise."
"Sérgio, essa é uma das principais dúvidas que nossos clientes têm quando nos procuram para um primeiro contato sobre ERP. Afinal, é necessário avaliar cuidadosamente o TCO (Custo Total de Propriedade) para tomar essa decisão. Por isso preparei uma apresentação para lhe explicar melhor um pouco sobre as duas opções. Vamos lá?"
Assim como qualquer decisão que você tomará para sua empresa, inúmeras questões devem ser levadas em conta, como formas de pagamento, infraestrutura disponível, nível de segurança exigido, orçamento disponível, entre outras.
Primeiramente, vamos falar sobre as diferenças dos dois tipos de serviço:
O ERP on-premise, ou local, é aquele instalado fisicamente no hardware e servidores da sua empresa. Logo, ele será administrado por seu time de TI interno. Enquanto isso, o ERP na Nuvem é aquele fornecido como serviço por uma empresa fornecedora desse tipo de solução. Assim, ele estará hospedado no provedor de nuvem que fará as manutenções e suportes necessários.
A partir disso, podemos abordar cada questão que deve ser considerada nessa escolha. Confira:
Custos envolvidos
O orçamento é sempre uma preocupação na hora de se fazer um novo investimento. Portanto, ao adquirir um novo ERP, é necessário fazer o cálculo TCO das duas opções.
Caso a organização escolha o ERP on-premise, precisará dispor de um elevado investimento inicial em hardware, assim como em capacidade de armazenamento em seus servidores locais. Além disso, irá gastar com a implementação, manutenção, atualizações, reparos, energia elétrica, resfriamento, segurança, cabeamento e todos os periféricos, etc.
Sem contar que ao adquirir um software local, provavelmente será necessário também realizar atualizações em um prazo de três a cinco anos.
Agora, ao investir em um ERP na Nuvem, o serviço será contratado de uma empresa fornecedora que será responsável pela infraestrutura e manutenção da aplicação. Logo, os investimentos iniciais serão bem inferiores, pois não há necessidade de gastos adicionais com hardware, por exemplo, e os custos ao longo do tempo serão mais previsíveis.
Outra análise importante que podemos fazer sobre os custos desses produtos e que mostra a vantagem do ERP na nuvem é a possibilidade de tornar este investimento em uma despesa OPEX.
O ERP on-premise, por exigir um alto investimento inicial em aquisição de novos equipamentos, gastos com servidores, manutenções e atualizações, é considerado uma despesa de capital (CAPEX).
Já o ERP na nuvem é um sistema de gestão baseado em Cloud Computing em que apenas haverá custos adicionais às operações diárias da empresa, logo é uma despesa operacional (OPEX).
É fato que os custos OPEX proporcionam maior flexibilidade de custos para a empresa, sem a necessidade de descapitalização, além de se adaptar melhor às mudanças do mercado e ser mais facilmente aprovada pela diretoria.
Segurança e privacidade dos dados
Fernanda continuou em sua apresentação:
"Neste ponto, Sérgio, é preciso tomar muito cuidado! Diversas empresas acreditam que manter o ERP em seus servidores locais estarão contando com maior segurança por terem total controle sobre seus dados. No entanto, pode não ser bem assim."
Sua empresa possui um bom sistema de segurança, com câmeras em todas as salas e vigias noturnos? Pois bem e se sua organização fosse invadida, ou sofresse com um incêndio ou enchente, vocês estariam prontos para retomar suas atividades rapidamente?
A verdade, Sérgio, é que a maioria das empresas mal está preparada para lidar com erros cometidos por seus próprios usuários. Portanto, novamente, o ERP na nuvem pode ser considerado uma melhor opção e te explico o porquê:
O ERP na Nuvem estará fora do ambiente local, logo, protegido contra desastres naturais, invasões, roubos e outros contratempos que sua empresa pode sofrer. Os fornecedores desse serviço serão responsáveis por manter seus sistemas em servidores situados em locais seguros. Isso acontece, pois, este é o foco do negócio deles, portanto essa localização é estrategicamente pensada.
Além disso, eles contam com uma equipe de TI altamente especializada e focada nesse serviço, desse modo, caso uma falha aconteça, é possível restaurar a disponibilidade do ERP rapidamente.
Flexibilidade
Outro ponto que você deverá considerar é a flexibilidade. Atualmente as demandas e operações corporativas precisam mudar rapidamente para acompanhar as novas necessidades do mercado e consumidores.
Portanto, contar com um ERP flexível e com capacidade de adaptação rápida é fundamental. Caso, seu negócio esteja utilizando o on-premise provavelmente precisará adquirir capacidade de armazenamento para seus servidores, o que poderá levar dias.
Agora, o ERP na nuvem possui uma capacidade de armazenamento muito maior que poderá ser negociado com o provedor do serviço de forma mais prática e rápida.
Após finalizar sua apresentação a Sérgio, a consultora Fernanda ainda concluiu:
"Sérgio, você está diante de um mercado com inúmeras opções. Os sistemas on-premise, quando analisados superficialmente, podem apresentar vantagens, como uma maior personalização e controle interno. No entanto, quando aprofundamos a análise, percebemos que eles são muito mais caros e envolvem muitos mais gastos a longo prazo."
Portanto, quando se trate de escolher um novo sistema ERP, a questão não deve ser optar entre um software local ou virtual. Sua diretoria deve decidir qual empresa fornecedora de ERP na Nuvem é a ideal para atender às necessidades de seu negócio.
Com isso em mente, Sérgio pôde retornar a sua empresa com uma decisão tomada e os argumentos certos em mãos. Assim, facilmente conseguiu convencer a sua diretoria de investir em um ERP na Nuvem.
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